AUDITORÍA EXTERNA A DEPARTAMENTO TÉCNICO-ECONÓMICO

SE SUPONE QUE UNA AUDITORÍA EXTERNA EN 1 DÍA, DE 8H A 18H, ANALIZAN TODO TIPO DE INFORMACIÓN EN DEPARTAMENTO  TÉCNICO-ECONÓMICO.
SE SUPONE QUE UN AUDITOR NO ES UN CONSULTOR.
SE SUPONE QUE UN AUDITOR COLECCIONA "EVIDENCIAS". 

SE SUPONE QUE UN AUDITOR VE LO QUE ESTÁ MAL, DICE LO QUE ESTÁ MAL, PERO NO ACONSEJA EN EL ARREGLO DE LO QUE ESTÁ MAL. 
LAS AUDITORÍAS EXTERNAS REALIZADAS EN GRANDES EMPRESAS SUELEN SERVIR PARA DAR ARGUMENTOS A LOS GESTORES PARA HACER LO QUE LES DE LA GANA CON EL PERSONAL. LAS GRANDES AUDITORÍAS ESTÁN DISPUESTAS EN MUCHAS OCASIONES A DAR AL CLIENTE LOS RESULTADOS QUE SE LE PIDEN !PARA ESO LES PAGAN!.

AQUÍ SE PLANTEAN DIVERSAS PREGUNTAS:

*  ¿QUÉ DEBE ANALIZAR REALMENTE UNA AUDITORIA EN DEPARTAMENTO TÉCNICO-ECONÓMICO?

-La rentabilidad e idoneidad de cada persona en el puesto de trabajo que desempeña.

-La organización de la empresa o de sus departamentos y las modificaciones que deberían realizarse para mejorar la productividad.

- Las relaciones humanas dentro de la empresa o departamento. Compatibilidad transversal y dentro de la pirámide de mando. 

* ¿QUÉ SE SUELE PREGUNTAR?

- El trabajo concreto que se realiza.

- La distribución de tareas entre las personas a tu cargo.

- Lo que harías para mejorar el rendimiento del equipo.

- El lugar en el que te gustaría estar dentro de la empresa.

- Si estarías dispuesto a ocupar o realizar otra tarea. 

*  ¿QUÉ SE SUELE ESCONDER EN UNA AUDITORÍA? 

Depende de lo que quiera el que la encarga. 

- Si quiere mejorar productividades, formar equipos de trabajo idóneos y en definitiva hacer su organización más competitiva, elegirá una empresa auditora seria, no pondrá condiciones previas y no marcará el sesgo de los resultados. 

- Si lo que quiere es justificar variaciones en la plantilla, despidos o cambios en la estructura prediseñados, elegirá una empresa auditora dispuesta a orientar su actuación a los resultados  deseados.

* ¿QUIÉN DEBE TENER MIEDO EN UNA AUDITORÍA?

- En el caso de que la auditoría busque la mejora real de la empresa, deberá tener miedo: 

    El que es poco productivo.

    El que mantiene una relación incómoda con compañeros, subordinados o superiores.

    El que es incapaz trabajar en equipo o de coordinar eficazmente grupos de trabajo.  

- En el caso de que la auditoría tenga objetivos predeterminados, deberá tener miedo: 

    Cualquiera que no esté entre los promotores de la auditoría.

    Si es una gran empresa, cualquiera que no sea pariente de los que la organizan o pariente de las personas con posibilidad de adjudicar contratos.

    Si se trata de una empresa pública, quien no sea del partido político que manda en ella o se dedique a trabajar y no a hacer "pasillos".

    Si hace su trabajo con honradez y eficacia, debe temer el despido si tiene cierta edad y en su tarea no importa la calidad, ya que podrá ser sustituido sin problemas por la pareja de la hija del director o por la propia hija del director. En el caso de que nadie pueda realizar su trabajo, podrá temer que le pongan por encima un inútil, que haga suyo el trabajo de su nuevo subordinado. 

* ¿QUIÉN DEBE ESTAR TRANQUILO EN UNA AUDITORÍA?

 -  El que la organiza y el que juega con las cartas marcadas.Í

- ¿SE GASTA BIEN LO QUE SE ESTÁ GASTANDO?

- Este tema, desgraciadamente, puede no interesar a nadie. 

- ¿ANÁLISIS DE LA "NO CONFORMIDAD" Y CORRESPONDIENTE FICHA DE LA ACCIÓN CORRECTIVA/PREVENTIVA? 
- Se analiza al azar y será la lotería la que indique el asunto a analizar.
- ¿EVALUACIÓN DE RIESGOS? ¿DÓNDE ESTÁ PRUDENCIO"? 

 - Prudencio puede que haya sido despedido en 2009, después de haber sido arrinconado en un despacho de mala muerte por su defensa de los legítimos intereses de su empresa.
- ¿ASEGURAR QUE SE CUMPLEN LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS POR LA EMPRESA PARA SU CUMPLIMIENTO POR EL DEPARTAMENTO, Y COMPROBAR QUE EN UN PROCEDIMIENTO DE 100 PÁGINAS, SE CUMPLAN LOS 4 PÁRRAFOS DE UNA PÁGINA ELEGIDA AL AZAR, PE LA PÁGINA 53?
- Es azar y no necesidad.   
NOTA DE UN AMIGO:

 Las auditorías externas (que para muchas empresas son obligatorias por ley y que no puedes tener siempre al mismo auditor) no hay que verlas siempre con desconfianza porque no ponen lo que el empresario y/ó su equipo directivo quieren, sino lo que por ley (y código deontológico) deben poner; otra cosa es que se discuta con ellas cuando hay que reconocer una no conformidad y cuando no; porque hay situaciones que no son tan sencillas de juzgar, sobre todo en grupos de empresas grandes y multinacionales. Una firma de auditoría que quiera tener continuidad en el mercado, no puede aceptar poner ó certificar cosas que falten a la verdad, porque si lo hace, queda eliminada de la circulación ipso facto; y si no que se lo cuenten a la extinta Arthur Andersen que tuvo que cerrar por no comportarse conforme a la ética profesional (caso Enron). Es verdad que los auditores no hacen consultoría (entrarían en conflicto de intereses con la naturaleza de su profesión y objeto social) pero creo que sí pueden hacer recomendaciones cuando observan algo que no está bien para que se corrija. Hay que distinguir también entre las auditorías obligatorias por ley (las que certifican cuentas, memorias y balances anuales, p.ej) y las voluntarias p.ej. la OHSAS ( Occupational Health and Safety Management Systems); lo que sí hay son empresas de consultoría que te ofrecen servicios profesionales para que puedas solicitar una certificación tipo ISO, etc… ó para preparar tu auditoría externa (éstas sobre todo en pequeñas empresas). Al menos en las empresas privadas y que cotizan en Bolsa, las auditorías sirven para que hagas bien las cosas y tus accionistas, clientes y proveedores se fíen de ti. Aún así, como en todo colectivo humano, siempre te puedes encontrar alguno o algunos que no se comportan correctamente; en ese caso debes actuar y corregir de inmediato, porque en otro caso pasa como con la manzana podrida y las sanas ó generas desmoralización en el resto del colectivo que se comporta correctamente (y que son la mayoría porque de otro modo la empresa se iría al garete). Esta es mi experiencia y opinión que se basa en haber trabajado en grupos de empresas grandes, multinacionales y que cotizan en Bolsa.
Ejemplo de Auditoria Externa Mensual a Departamento de Construcción en Temas Técnicos:

- listado personal presente en obra (nombre de trabajador real en obra debe estar en lista)
- seguros sociales al corriente de pago tc1 y tc2
- recibos de entrega equipo protección individual
- certificado médico aptitud de cada trabajador
- recibo de formación riesgos de cada trabajador
- recibo información específica de cada trabajador
- recibo entrega empresa principal Plan seguridad y salud
- poliza seguro responsabilidad civil al corriente de pago
- recibo de formación específica de cada trabajador manejo de maquinaria
- acreditación de modalidad servicio de prevención
- actas de nombramiento personal seguridad y salud
- comprobación correcto archivo actas comisiones seguridad y salud
- comprobación celebracíon cursos específicos
- autorización manejo maquinaria
- documento acreditativo mantenimiento maquinaria
- materiales empleados en obra en relación a materiales pliego condiciones concurso y pliego prescripciones proyecto